Du kender det sikkert godt. Du har længe været frustreret over, at du ikke føler, at du har overblik over de opgaver, du skulle løse.

Heldigvis er der hjælp at hente ved at bruge A-B-C-D metoden, som stammer fra Anden Verdenskrig.

Outlook har mange gode planlægningsværktøjer og en nem måde, at prioritere sine opgaver på, er ved hjælp af de farvede kategorier, der er indbygget i Outlook.

Det giver fire forskellige kategorier, som alle opgaver nødvendigvis skal passe ind i: haster og vigtig - haster ikke, men vigtig - haster, men ikke vigtig - haster ikke og er ikke vigtig.

Sådan får du det til at virke i Outlook

Hver af de fire kategorier benævnes med et bogstav fra A til D. A-opgaver er dem, der er vigtige og haster meget. B-opgaver er meget vigtige, men haster ikke, og faktisk er det en god ide at opfatte dem som A-opgaver, der er blevet håndteret i tide, så de ikke har vokset sig til A-opgaver endnu.

C-opgaver er de opgaver, der set med dine øjne ikke er vigtige (i forhold til din egen målsætning), men haster fordi de har en deadline. C-opgaverne er et godt sted at skære, hvis du har for mange opgaver i forhold til den tid, du har til rådighed. Er det tilfældet, så undersøg, om de enten kan udskydes til senere, eller om du har mulighed for at uddelegere dem til en kollega.

Endelig er der D-opgaverne. Det er opgaver, der hverken er vigtige eller haster, altså trivielle opgaver eller opgaver du kan lave en dag, du absolut ikke har andet at foretage dig.

Mange mener at D står for Delete eller Delegate og håndterer D-opgaverne som sådanne, men faktisk er det vigtig for os at lave noget en gang imellem, hvor opgaven hverken har en deadline eller har stor betydning for vores målsætning. Ellers ender vi med at få stress. Så brug D-opgaverne til at koble af mellem to store opgaver eller som tidsfordriv.

Opret A-B-C-D kategorier

Du implementerer Eisenhower-modellen i din Outlook ved hjælp af de farvede kategorier.

Start med at oprette fire farver, eksempelvis rød, grøn og orange ved at højreklikke på kategori-knappen udfor en mail eller en opgave og vælg Alle kategorier i genvejsmenuen.

I Kategorifarver-dialogboksen opretter du nye kategorier ved at klikke på Ny-knappen eller omdøbe en af de eksisterende kategorier. Anvender du ikke kategorier til noget i forvejen, er det en god ide at slette de eksisterende kategorier, der følger med Outlook som standard.

Du kan nu begynde at vælge A-, B-, C eller D-kategorier til alle dine mails og dine opgaver og på den måde få overblik over vigtigheden af de enkelte opgaver. Tilføjer du en tidsfrist ved hjælp af Opfølgningsflag har du samtidig styr på, hvornår du skal levere de enkelte opgaver.

Skærp opgavelisten

Vil du sikre dig, at det kun er de vigtigste opgaver, der dukker op i Opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen i Outlook 2007 eller 2010, er det en god ide at tilpasse visningen, så den sorteres efter kategorier og yderligere filtrere den, så kun opgaver med A-, B- eller C-kategori vises sorteret efter forfaldsdato. Husk at vælge, at der kun skal vises opgaver, hvor Fuldført-flaget ikke er sat i opsætningen af filteret.

Brug flere opgavelister!

Vil du have bedre struktur og overblik over dine opgaver, kan det være en rigtig god ide at oprette flere opgavelister i Outlook.

Det smukke er, at Outlook automatisk samler alle opgaverne i Opgavelisten nederst til højre i Post-sektionen, uanset hvilken opgaveliste de er oprettet på.

Lige så snart du har prioriteret opgaven med A, B eller C, vises den i Opgavelisten. På den måde har du både struktur og overblik over dine opgaver og ved altid, hvad der er vigtigst for dig lige nu!

IT akademiet udbyder kurserne "Skab overblik i indbakken" og "Planlæg din tid".